Zarządzanie czasem-8 sprawdzonych metod
Droga Business Woman?
Czy masz podobnie jak my, że doba wydaje Ci się za krótka na ogarnięcie miliona spraw jakie są na Twojej głowie? Czy czujesz się osaczona i wręcz zniewolona ilością obowiązków. Czy czasem masz wrażenie, że pracujesz 10-12 godzin dziennie i właściwie niezależnie na jakim etapie budowania swojego biznesu jesteś pracy nie ubywa, a wręcz przybywa?
Pracujesz na 110% i praca wypełnia coraz szczelniej Twoje życie? Jest to moment w którym warto się zastanowić nad własną produktywnością. Niestety a może stety nikt nie jest zaprogramowany jak robot i nie jest w stanie pracować ponad własne siły. Z czasem oprócz wypalenia mogą pojawić się również inne dolegliwości zdrowotne. Dlatego warto już dziś w kontekście planowania i optymalizowania pracy własnej i zespołu skupić się na elementach, które je po prostu poprawią.
Wprowadziłam większość zasad, które chcę Ci przedstawić w życie swoje. To przekłada się na funkcjonowanie również firmy. Zdziwiłam się jak konsekwencja procentuje i powoduje, że jesteśmy w stanie osiągnąć więcej.
Ale do rzeczy….
1.Planuj zadania:
choć wskazówka da wydaje się dość oczywista w rezultacie często tak naprawdę nie planujemy naszej pracy. Owszem dokonujemy planowania najbardziej istotnych spraw. Ale w momencie kiedy zdarzają się nieprzewidziane sytuacje czy problemy, wszystko to powoduje, że „gaszenie pożarów” wytrąca nas tak naprawdę z rytmu i powoduje, że zaczyna nam brakować rzeczy na realizację zadań, które miały rangę pilnych i ważnych.
Nam pomaga wdrożenie następujących zasad w naszej codziennej pracy:
• Ustalamy priorytety zadań w kolejności ważności i pilności.
• Harmonogram danego dnia pracy trzymamy w zasięgu wzroku odnosimy się do niego często.
• Pilnujemy ustalonych zasad przerw na kawę.
• Realizując rzeczy pilne i ważne – mamy wyłączony dzwonek telefonu i nie odbieramy w tym czasie również maili.
2. Trzymaj zadania w jednym miejscu:
nie ważne jest tutaj czy do zapisywania zadań do wykonania posłużysz się aplikacją czy też lubisz tradycyjne formy zapisywania zadań w notesie. Ważne, aby w planie tym ująć zadania zawodowe jak również prywatne. Powoduje to usystematyzowanie zadań i eliminuje chaos, uwierz w stosie karteczek samoprzylepnych przyklejanych gdzie popadnie każdy by zginął. Dlatego stosuj zasadę trzymania wszystkich zadań w jednym miejscu. Pamiętaj też, aby zadania, które wymagają poświęcenia mniej niż dwóch minut realizować od ręki, szkoda po prostu czasu na ich zapisywanie. Zadania większe od razu podziel na mniejsze części – od razu będzie wiedział za co należy się zabrać po kolei, wyeliminuje to element rozpracowywania zadania, który też wymaga czasu. Warto też przy zapisywaniu danego zadania pisać co konkretnie należy zrobić, a nie jedynie hasłowo dokonywać zapisu – ułatwi to przejście od razu do realizacji zadania.
3.Ustalaj priorytety w zależności od pilności i ważności.
Jesteśmy w tym podejściu fankami Metody Eisenhowera.
Prezydent Eisenhower powiedział:
To, co jest ważne, rzadko jest pilne, a to, co pilne, rzadko jest ważne!
Metoda Eisenhowera klasyfikuje zadania jako ważne, nie ważne, pilne i niepilne. Zaplanuj zatem natychmiastowe i ważne zadania w celu wykonania pilnych i ważnych zadań. Po nich następują pilne, ale nie ważne zadania, a następnie nie pilne i nie ważne zadania.
Do zadań ważnych i pilnych najczęściej zaliczamy zadania przynoszące największe rezultaty, przyczyniające się najmocniej do osiągnięcia założonego celu, albo takie, które w sposób istotny usprawniają pracę.
Ważna jest umiejętność odpowiedniej klasyfikacji zadań ważnych i pilnych – kluczem do sukcesu jest dostrzeganie różnicy pomiędzy ważnością i pilnością.
Istotną rolę odgrywa w tej selekcji nasz mózg, który będzie dobierał zadania jako pilne te które są łatwiejsze – choć niekoniecznie ważne, bo te sklasyfikuje jako trudniejsze i wymagające większego wysiłku.
W klasyfikacji zadań pomocna może być również zasada Pareto. Dość dobrze znana w biznesie. Jej interpretacja jest taka, że 20 % zadań będzie odpowiedzialna za 80% efektu. Warto zwracać ciągłą uwagę na zadania odpowiadające za efekty, inaczej okaże się, że tak naprawdę nasz czas jest marnotrawiony.
4. Naucz się delegować zadania.
Delegowanie obowiązków jest często jedną z najtrudniejszych rzeczy, które właścicielka firmy musi zrobić, aby zaoszczędzić czas, ale jest to niezbędne, jeśli chcesz zmniejszyć stres, uzyskać więcej realizacji i zwiększyć sukces biznesowy. Większość firm opiera się na zasadzie nakłaniania innych do pracy w Twoim imieniu. Zorganizuj swoje zadania biznesowe w następujący sposób:
• Zadania, które musisz wykonać
• Praca, którą możesz wykonać, ale inni mogą ci pomóc
• Zadania, które inni mogą wykonywać, ale możesz im pomóc w zakończeniu
• Praca, którą inni mogą wykonać bez pomocy
Zasada 80/20 ma również zastosowanie tutaj: Jeśli inni mogą wykonać zadanie co najmniej w 80 procentach, jak ty, to zwykle dopuszczalne jest delegowanie zadania. Niektóre czynności związane z pracą mogą ci się spodobać, ale musisz nauczyć się mówić: „Nie, ktoś, komu ufam, poradzi sobie z tą pracą” Nie jest łatwe skuteczne delegowanie zadań, ale uwierz z czasem sam nabierzesz przekonania i zobaczysz, że tak naprawdę inne osoby z powodzeniem radzą sobie z ich realizacją. Ty zaś możesz skupić się na zadaniach typowo operacyjnych, istotnych z punktu widzenia rozwoju biznesu.
5. Pogrupuj zadania:
przy czym te podobne realizuj w miarę możliwości razem – niektóre zadania wymagają tego samego rodzaju myśli. Możesz na przykład odpowiedzieć na wszystkie wiadomości e-mail lub połączenia lub zaktualizować kalendarz za pomocą nadchodzących lub cyklicznych wydarzeń w tym samym bloku czasu. Grupowanie tych małych zadań może zaoszczędzić dużo czasu i pomóc zapobiec przepracowaniu.
6. Pracuj blokamI:
po etapie pogrupowania zadań, warto pracować w blokach czasowych. Pracę rozpocznij od wyznaczenia dwóch rodzajów bloków.
Blok 1 – to praca wymagająca głębokiego skupienia w tym bloku poświecisz czas pracując nad najtrudniejszymi zadaniami. Blok ten powinien mieścić się w 15-60 minutach a dane zadanie. Następnie robisz 10 minutową przerwę i wracasz do dalszej pracy nad zadaniem.
Blok 2 – to praca nad rzeczami bieżącymi – w tym bloku początkowo poświęcaj tyle czasu ile potrzebujesz na realizację zadań. Z czasem pracując blokami ustalisz ramy czasowe również dla tego bloku, grunt aby się ich konsekwentnie trzymać.
7. Wyeliminuj wszelkie rozpraszacze:
może to Cię zdziwi ale rozpraszacze są wrogiem numer jeden Twojej produktywności. Jak pokazują badania – średnio do 12 minut sięgamy do telefonu a co 40 sekund działają na nas rozpraszacze kiedy pracujemy przed komputerem. Okazuje się, że po takich sesjach rozproszenia ponowny powrót do skupienia i pełnego zaangażowania w zadanie trwa od 12 do 17 minut. Wyobrażasz sobie ile czasu tracisz w ciągu dnia na przeglądanie mediów społecznościowych, odczytywanie wiadomości?
Dlatego jeśli w sposób skuteczny chcesz wyeliminować dystraktory – wyłącz powiadomienia nadchodzących wiadomości. Jeśli w ciągu dnia znacznie rzadziej wejdziesz na media społecznościowe, uwierz świat się naprawdę nie zawali, a Ty nie za wiele stracisz.
Tak samo rzecz się ma z mailami, ustal ramy czasowe, kiedy będziesz zajęta korespondencją mailową i odpowiedzią na wszystkie wiadomości. Nie musisz reagować jak tylko wyświetli Ci się komunikat o nowym mailu.
8. Zorganizuj swoja przestrzeń.
Zagracone biuro lub biurko utrudnia efektywną pracę, a to ostatecznie sprawia, że marnuje się czas. Kiedy przestrzeń fizyczna jest zorganizowana, prowadzi to do zorganizowanej przestrzeni umysłowej i bardziej wydajnej pracy. Utrzymanie biurka bez śmieci i bałaganu pomaga również utrzymać zrównoważoną przestrzeń głowy sprzyjającą produktywności.
Dobrą metodą jest również zadbanie o dzbanek z wodą, unikniesz w ten sposób wstawania i odrywania się od pracy po 10 -tą kawę.
Każda z nas ma ciągu dnia lepsze i gorsze momenty, takie kiedy pracujemy na pełnych obrotach i jesteśmy maksymalnie skupione i takie gdzie niestety nasza produktywność nie jest za wysoka. Już nie mówiąc o tym, że jesteśmy ludźmi i mamy jak każdy również prawo mieć w ogóle gorszy dzień i o super produktywności niestety możemy wtedy po prostu zapomnieć. Każda nas zna własny organizm najlepiej i wie, czy jest najbardziej produktywna w godzinach do południowych – jak większość osób czy też wieczornych.
Prawdą jest też niestety to, że czas do południa – kiedy jesteśmy najbardziej wydajne często tracimy na pogaduchy, ploteczki i inne działania, które powodują, że później gonią nas terminy i piętrzące się zadania i zaczyna nas dopadać stres.
Zupełnie niepotrzebnie. Planujmy nasz czas. W ten sposób będzie nam tez zdecydowanie prościej osiągać zamierzone cele.
Co istotne:
Powyższe zasady wydają się łatwe do zrozumienia, ale zapewniam, że wcale nie mało czasu zajęło nam ich efektywne wdrożenie. Wymagają one od nas zmiany utrwalonych już wcześniej nawyków a przede wszystkim konsekwencji w ich utrzymaniu. Jedno jest pewne, że może to dać świetne rezultaty i uświetnić całą organizację.
Dzięki, że jesteś i czytasz do samego końca.
Do przeczytania ?
Trzymaj się wesoło,
